Companiile sunt producătoare a unor cantități mari de documente și înregistrări electronice în cursul activităților lor zilnice. Aceste înregistrări pot include situații financiare, contracte, facturi, comenzi, dosare ale angajaților și alte acte importante pentru conformitate, audit ori pentru diferite scopuri legale, chiar și eventuale planuri de afacere ori proiecte semnate cu diferiți colaboratori. Arhivarea documentelor este modalitatea potrivită pentru a gestiona și stoca toate aceste acte, asigurând accesul facil tuturor angajaților din companie.

Arhivare de documente – importanța ordinii în birocrație

Arhivarea documentelor este esențială pentru a menține toate actele la un loc, ordonate și ușor de găsit de fiecare dată când este nevoie. Este important să știi că în multe domenii există cerințe specifice pentru păstrarea înregistrărilor și a documentației. De exemplu, organizațiile din domeniul sănătății trebuie să păstreze dosarele pacienților timp de un anumit număr de ani, în timp ce instituțiile financiare trebuie să arhiveze toate înregistrările tranzacțiilor în așa fel încât să respecte legile privind frauda din domeniul bancar. Odată ce ai înțeles cum se arhivează documentele, acest lucru te va ajuta la asigurarea faptului că societatea ta îndeplinește anumite cerințe și evită sancțiuni pentru neconformitate.

De asemenea, arhivarea ajută companiile să fie mai eficiente și mai productive. Dacă știi cum să arhivezi, angajații tăi pot găsi rapid și ușor informațiile de care au nevoie, fără să piardă timp căutându-le. În plus, lucrând în echipă, puteți învăța toți cum se arhivează pentru a se păstra un obicei benefic. Acest lucru contribuie la reducerea erorilor și la îmbunătățirea productivității generale, având un impact pozitiv asupra rezultatelor firmei.

Arhivarea documentelor – principalele reguli pentru o documentație organizată corespunzător

Descoperind cum se face arhivarea documentelor într-un mod clar și practic, tu și angajații tăi vă veți putea bucura de cel mai mare beneficiu al acestei activități: evitarea riscului de pierdere a datelor. Defecțiunile de hardware sau erorile de software pot conduce la restricționarea accesului de date în format electronic. Prin menținerea unei arhive fizice a documentelor și înregistrărilor importante alături de copii ale acestora, îți poți proteja firma împotriva pierderii de informații esențiale. În plus, arhivarea documentelor poate contribui la protecția împotriva încălcărilor de date, asigurând că informațiile sensibile sunt stocate în siguranță și sunt accesibile doar personalului autorizat.

Totul despre arhivarea documentelor – cele mai eficiente metode aplicabile într-o companie

Acum că știi ce este arhivarea documentelor, trebuie să descoperi și cele mai practice soluții pe care să le aplici în compania ta. În primul rând, încearcă să stabilești un regulament privind arhivarea documentelor pe care să îl respecți atât tu, cât și cei din echipa ta. De exemplu, ai posibilitatea de a lua produse de birotică, așa cum sunt cutiile și accesoriile de arhivare, potrivite pentru a depozita materialele mai voluminoase.

În al doilea rând, este important să stabilești alături de angajați o modalitate de numerotare sau denumire a tuturor dosarelor. Pentru acest aspect, poți opta pentru bibliorafturi și etichete de diferite culori.  Astfel, veți putea crea un „cod” clar despre cum se face arhivarea pe care să îl înțeleagă toată lumea. Acest lucru îi va ajuta pe angajații tăi să localizeze rapid informațiile de care au nevoie, valorificând timpul rămas pentru alte task-uri.

În al treilea rând, este indicat să actualizezi periodic politicile și procedurile privind modul cum arhivezi un document, pentru a te asigura că acestea rămân relevante și eficiente. Poți realiza audituri periodice ale arhivei de documente pentru a te asigura că documentele sunt gestionate și păstrate în mod corespunzător.

Nu în ultimul rând, dacă vrei să fii sigur că angajații tăi știu cum să arhiveze documente, te poți folosi de mijloacele tehnologice. Există programe speciale pentru gestionarea documentelor ce te pot ajuta la eficientizarea procesului de arhivare, indicând totodată și locația exactă a fiecărui act în parte. Astfel, arhivarea dosarelor îți va oferi posibilitatea de a căuta rapid un document și de a te asigura că înregistrările sunt accesibile doar personalului autorizat.

Ce este arhivarea – soluții potrivite pentru un birou ordonat și un spațiu de lucru aerisit

Atât tu, cât și cei din echipă trebuie să știți foarte clar tot ce presupune arhivarea documentelor. De aceea, organizarea propriului birou este tot despre arhivarea documentelor, iar produsele de birotică sunt și în acest caz soluția salvatoare.

În cazul în care te-ai săturat să vezi grămezi de hârtii amestecate, greu de triat și de organizat pe birou, poți selecta dintre variantele de mape și folii care să te ajute să pui totul cap la cap. Ulterior, acestea pot fi așezate cu ușurință în dosare de plastic și carton, în funcție de culoare sau de dimensiuni ori după alt criteriu pe care îl stabilești.

Mai mult decât atât, dacă firma ta lucrează cu dosare voluminoase, organizate pe proiecte ori capitole mari, îți poți separa foliile sau mapele cu ajutorul unor alonje de arhivare, care vor facilita găsirea oricărui document.

Odată ce ai aranjat toate actele ce stăteau îngrămădite pe birou, le poți așeza în dulap ori pe etajerele ce stau mereu la dispoziția ta ori a angajaților. În plus, pentru o mai bună organizare a dosarelor gata pregătite, indexurile și separatoarele vor permite distribuția acestora în funcție de colaborator, proiect, temă ori anul desfășurării în așa fel încât să fie găsite ușor.

Cum se arhivează documentele – sfaturi practice și recomandări pentru un flux de lucru eficient

În calitate de angajator, trebuie să știi ce înseamnă arhivarea și mai ales, cum se aplică aceasta pentru a avea eficiență și practicabilitate la lucru. Arhivarea documentelor este o activitate esențială în orice companie și aceasta ajută la stocarea și recuperarea eficientă a documentelor importante, asigurând securitatea și longevitatea acestora. De aceea, este important să stabilești metode de arhivare a documentelor practice și aplicabile în firma pe care o gestionezi.

• Elaborează un plan

Orice nou angajat din firmă trebuie să înțeleagă rapid cum se arhivează un document, iar de aceea, trebuie să stabilești un plan bine pus la punct și clar. Schița ar trebui să includă tipurile de documente pe care toată lumea trebuie să le arhiveze, perioada de păstrare pentru fiecare tip de document, locația unde sunt toate hârtiile stocate, dar și procesul de recuperare, în cazul în care apar erori. În cadrul acestui plan poți include și tipurile de dosare suspendabile și suporturile folosite în fiecare caz, pentru a eficientiza întregul proces.

• Stabilește modalitatea de etichetare și denumirile

Modul de codificare te va ajută la identificarea, sortarea și recuperarea ușoară a documentelor. Este important să stabilești cum se arhivează un document, în așa fel încât să fie ușor de înțeles și de urmat, dar și respectat de toți cei prezenți în companie. Ai posibilitatea de a include detalii importante, cum ar fi tipul de document, data și autorul, precum și numele eventualului colaborator.

• Folosește mediile de stocare potrivite

Alegerea normelor de arhivare a documentelor, dar și a suporturilor potrivite sunt importante pentru accesibilitatea tuturor actelor. Deoarece suporturile fizice, cum ar fi hârtia și microfilmele prelucrate cu ajutorul aparatelor de îndosariat și accesoriilor compatibile, se pot degrada în timp, iar suporturile digitale, așa cum sunt hard disk-urile și CD-urile nu sunt întotdeauna cele mai sigure, ia în considerare folosirea bazelor de date tip cloud sau drive care oferă stocare sigură, accesibilă și fiabilă pentru firma ta.

• Utilizează un software de gestionare a documentelor

Programele digitale de arhivare te pot ajuta la organizarea eficientă a documentelor. Acestea asigură stocarea și gestionarea centralizată a documentelor, facilitând căutarea și recuperarea componentelor din arhivă. De asemenea, un software poate fi programat pentru a păstra sau a șterge documentele după anumite perioade, astfel fiind sigur că respecți cerințele reglementate.

• Asigură o indexare adecvată

Indexarea este procesul de atribuire a unor cuvinte-cheie pentru a permite recuperarea facilă a oricărui act. Această procedură este esențială pentru o arhivare eficientă a documentelor, deoarece ajută la căutarea și găsirea ușoară a arhivelor. De aceea, este indicat să realizezi o schemă standard de indexare care să includă informații importante, cum ar fi tipul de document, data, autorul și cuvintele-cheie legate de conținut.

• Stabilește detalii privind păstrarea documentelor

Trebuie să le pui la dispoziție angajaților tăi un regulament privind păstrarea documentelor care subliniază cât timp ar trebui păstrate diferite tipuri de dosare, dar și când ar trebui eliminate. Stabilirea unor termene de acest fel trebuie să existe în orice firmă pentru o arhivare eficientă a documentelor, deoarece îți permit să te asiguri că respecți în totalitate legea. Totodată, este important să te asiguri că toată lumea din companie este conștientă de politica de păstrare a documentelor și că o respectă.

• Implementează măsuri de securitate

Documentele arhivate pot conține informații sensibile care trebuie protejate. Implementarea unor măsuri de securitate, inclusiv controlul accesului, criptarea și copiile de rezervă, contribuie semnificativ la protejarea actelor arhivate împotriva accesului neautorizat, a furtului sau a pierderii. De aceea, este indicat să iei în considerare posibilitatea de a utiliza o soluție de stocare securizată bazată pe cloud, care să ofere posibilitatea de criptare, precum și a controalelor de acces pentru fiecare fișier arhivat în parte.

• Instruiește angajații cu privire la arhivarea documentelor

În cazul în care ți-ai propus să realizezi o arhivă cu toate dosarele pe care firma ta le gestionează, trebuie să îi implici pe toți membrii echipei. În același timp, poți efectua o instruire a angajaților cu privire la cele mai bune practici de arhivare a documentelor, inclusiv modul de identificare a hârtiilor importante, suporturile de stocare și de recuperare pentru actele arhivate, dar și modul de respectare a cerințelor legale. Mai mult decât atât, ai posibilitatea de a organiza periodic întâlniri și cursuri de formare și de perfecționare, care contribuie la o bună înțelegere a importanței arhivării documentelor, asigurându-te de faptul că toată lumea din firmă respectă și aplică cele mai bune practici.

Învață-i că toate actele trebuie să se găsească atât în format fizic, pe hârtie și în dosare, cât și electronic, sub forma fișierelor în cloud sau drive, accesibile doar persoanelor din firmă. Astfel, se pot preveni accidentele sau pierderile de date, iar orice document va putea fi găsit cu ușurință prin intermediul copiilor de rezervă.

Crearea unei arhive bine pusă la punct este importantă pentru fiecare organizație și necesită o planificare atentă, medii de stocare adecvate, indexare, precum și măsuri de securitate eficiente. Întocmirea unui plan de arhivare a documentelor, însoțit de un „cod” cu denumirile și numerotarea acestora, de un software de gestionare a dosarelor cu programarea perioadelor de păstrare, dar și instruirea angajaților cu privire la cele mai bune practici de arhivare te vor ajuta să faci ordine și să clasifici rapid și eficient toate hârtiile. Odată ce ai stabilit aceste detalii, trebuie doar să te asiguri că toată lumea le respectă. În acest fel, vei crea un sistem ce va putea funcționa pe perioade lungi de timp, evitând dezordinea în mediul de lucru și timpul pierdut pentru căutarea hârtiilor rătăcite.

În concluzie, arhivarea documentelor este un proces esențial pentru orice companie care generează sau primește înregistrări și documente importante. Acest proces se impune pentru menținerea conformității cu cerințele legislative, îmbunătățirea eficienței și a productivității în echipă, dar și pentru protejarea împotriva pierderilor de date. Urmând cele mai bune practici pentru arhivarea documentelor, companiile se pot asigura că își gestionează înregistrările în mod eficient pentru a fi accesibile și sigure pentru toți angajații.

Sursa foto: unsplash.com; freepik.com