Din această perspectivă, ai nevoie în permanență de echipamente de birou și consumabile la care să ai acces ori de câte ori ai nevoie. Se spune că pentru a conduce o companie de succes, trebuie să angajezi oamenii potriviți. Aceștia au însă nevoie de echipamente de calitate, de hârtie de copiator, papetărie, birouri frumos amenajate și mobilier, astfel încât să-și poată atinge potențialul maxim. Au, de asemenea, nevoie de acces ușor și rapid la diferite instrumente, consumabile, dar și la echipamente adecvate pentru a-și eficientiza sarcinile de lucru.
Ce sunt echipamentele de birou și consumabilele? Ele însumează toate dispozitivele automate sau manuale, cât și obiectele de papetărie și birotică, care se găsesc într-un birou și ajută angajatul să bifeze sarcini cât mai repede, fără mare efort. Includ de la diverse electronice, de uz general, până la agrafe, piuneze și post-it-uri.
De-a lungul timpului, aspectul și necesitățile unui birou s-au transformat destul de mult. Ceea ce odată era considerat înainte echipament de ultimă generație, azi poate fi considerat învechit. Cu toate acestea, poți face mereu alegerile corecte, selectând produse care-ți oferă un randament foarte bun pe termen lung. Pentru a avea un birou dotat corespunzător, nu trebuie să cheltui sume uriașe, ci doar să investești inteligent în câteva elemente, echipamente și consumabile de bază, pe care, cu siguranță, nu se va depune praful din cauză că nu sunt folosite. Descoperă-le în rândurile următoare!
Cuprins
Computere
Cu zeci de ani în urmă, birourile răsunau din cauza zgomotelor puternice pe care tastele mașinii de scris le făceau în momentul apăsării. Teancurile masive de hârtie umpleau suprafețele libere, iar pe alocuri câțiva oameni se bazau pe mici calculatoare aritmetice. Însă problemele de acest gen au dispărut odată cu apariția erei digitale, când calculatoarele au înlocuit aproape imediat mașinile de scris și alte dispozitive masive, învechite. Această schimbare a redus nevoia de a stoca fizic informațiile și, în general, a schimbat semnificativ demersul social și economic.
Distrugătoare documente
Dacă ar fi avut un distrugător de documente, lucrurile poate ar fi stat altfel. În schimb, teancuri de hârtie folosită erau adunate și apoi arse, ceea ce nu doar că polua deosebit de mult mediul înconjurător, dar avea implicații și asupra productivității generale.
Calculatoarele de birou sunt, iarăși, o necesitate, fie că vorbim despre calculatoare de buzunar, calculatoare cu bandă și științifice sau cu printare pe afișaj. Acestea ușurează extraordinar de mult munca de calcul și pot fi utilizate oricând este nevoie. Se folosesc ușor și sunt deosebit de practice.
Telefoane
Telefoanele sună în continuu la birou, chiar dacă, încetul cu încetul, internetul începe să devină standardul de comunicare în întreaga lume. Totuși, comunicarea în scris nu este pe placul oricui, pentru că poate fi destul de solicitant din punct de vedere al timpului, iar multor persoane le e mai greu să se exprime în scris. Un apel se realizează instant și asta înseamnă că poți fi contactat oricând este necesar. De asemenea, modelele moderne au o gamă variată de funcții utile, printre care lăsarea unui mesaj pe robotul telefonic, posibilitatea de a pune persoana în așteptare și alte opțiuni avantajoase.
Imprimante
Deseori, forma digitală a unui fișier sau document nu este suficientă: unele trebuie să fie tipărite în format fizic, deoarece necesită semnături reale. De asemenea, alternativele de stocare digitală a datelor nu sunt întotdeauna sigure sută la sută, motiv pentru care este recomandat ca întotdeauna să ai o copie fizică a acestora. Din aceste motive, fiecare birou are nevoie de cel puțin o imprimantă, oricât de mică ar fi aceasta. În funcție de volumul de muncă, de numărul de documente tipărite, te poți orienta pentru a opta pentru un echipament mai performant, multifuncțional.
Nu uita să comanzi întotdeauna mai multe topuri de hârtie pentru imprimantă pentru a nu exista situații în care trebuie să imprimi ceva, dar nu ai cu ce.
Soluții organizare documente
După ce le-ai imprimat, folosește un capsator sau clip-uri pentru a le ține împreună și pentru a nu le pierde printre celelalte. Pune toate documentele într-un dosar, intr-o mapă sau într-un suport de documente și așază-le undeva unde poți avea acces rapid la ele, dar unde nu există riscul de deteriorare.
O imprimantă este foarte practică, deoarece îți simplifică extraordinar de mult munca de birou. Pentru a atinge randamentul maxim, asigură-te că ai la dispoziție și rechizitele necesare.
Scannere și copiatoare
Imprimarea documentelor este deseori obligatorie, dar poate fi nevoie și de transformarea unui document tipărit în format digital. În acest caz, scannerele pot converti absolut orice în format digital: documente, fotografii, chiar și propria palmă dacă ești curios de limitele sale. Atunci când vrei să digitalizezi documentele vechi sau să scanezi o fotografie, acestea reprezintă cea mai facilă și rapidă soluție.
De altfel, și copiatoarele sunt extrem de practice deoarece îți permit să faci copii ori de câte ori trebuie, iar într-un birou este frecvent nevoie să faci duplicate la diverse documente. În cazul hârtiei de copiator, poți alege variante de hârtie reciclată sau hârtie care este produsă cu grijă față de mediul înconjurător, care respectă ultimele norme privind sustenabilitatea.
Copiatoarele nu au nevoie de conexiunea cu un laptop sau calculator pentru a face copii, spre deosebire de imprimante și scannere. În prezent, în majoritatea birourilor se găsesc echipamente care combină facilitățile celor trei: imprimantă, scaner și copiator în același dispozitiv multifuncțional. Acestea sunt mai scumpe și au dimensiuni mai mari, dar sunt considerabil mai practice deoarece poți imprima, copia și scana cu un singur dispozitiv, în loc de trei. Iar prin această variantă alegi de fapt economie de spațiu și eficientizarea spațiului de lucru, în locul în care ai putea pune, spre exemplu, o imprimantă pentru făcut ștampile, dacă ai nevoie de una.
Echipamente laminare
Un alt obiect esențial în birou este un laminator, deoarece are grijă pe termen lung de toate documentele importante. Acestea pot fi apoi îndosariate cu grijă, fără riscul deteriorării sau pierderii în timp. În cele din urmă, orice document trebuie îndosariat corespunzător și așezat într-un biblioraft, ca să fie mereu la îndemâna ta și a echipei tale, accesibil cu ușurință în caz de nevoie. De asemenea, și cel mai mare birou se poate aglomera sau poate avea un aspect dezorganizat când este plin cu hârtii, motiv pentru care este necesar să cauți toate posibilitățile și alternativele viabile pentru a-ți organiza cât mai bine biroul.
Articole papetărie și instrumente de scris
Toate dispozitivele menționate mai sus sunt practice, eficiente, însă majoritatea se bazează pe hârtie pentru a funcționa. Ele nu pot lipsi, sub nicio formă, dintr-un birou bine pus la punct. Categoria acestor obiecte este foarte complexă, incluzând de la agende, caiete și registre de birou, plicuri, capse, cuttere și foarfeci, pixuri și markere pentru documente, până la articole de etichetare, lipici, dar și obiecte folosite pentru a lega articole împreună – bandă adezivă, agrafe sau capse, capsatoare și perforatoare.
Pe scurt, un birou bine pus la punct ar trebui să fie echipat cu tot felul de obiecte de papetărie, de la cele mai simple, până la cele mai complexe. Este frustrant când ai nevoie de un anumit obiect, însă nu îl ai la dispoziție. Spre exemplu, ai de diferențiat un număr extraordinar de mare de documente, dar nu vrei să le împrăștii pe întregul birou. Astfel, o mapă separatoare ar putea reprezenta soluția problemei tale. Așadar, aceste articole de papetărie și birotică nu sunt niciodată prea multe și întotdeauna își dovedesc utilitatea.
Instrumentele de scris sunt de asemenea un must-have. Când lucrezi cu publicul, ai nevoie de pixuri sau alte instrumente de scris pentru ghișeu. Dar și în spațiile de birouri unde publicul nu are acces, ai nevoie de pixuri cu sau fără mecanism, linere, corectoare, markere pentru flipchart sau tablele magnetice din sălile de întâlniri etc.
Echipamentele IT și accesorii
Chiar dacă multe dintre cele prezentate mai sus fac parte din sectorul IT&C, este bine să știi că multe dintre ele au nevoie nu doar de protecție, dar și de alte dispozitive pentru a funcționa. Spre exemplu, un laptop ar trebui să fie bine protejat de o geantă sau un rucsac laptop atunci când este transportat dintr-un loc în altul. Și nu uita să ai întotdeauna la îndemână un mouse de rezervă, pentru că nu vrei să fii pus în situația în care ai ceva urgent de terminat, dar cel pe care îl ai nu mai funcționează. Tastatura wireless este un alt dispozitiv periferic esențial pentru un calculator, de care depinde funcționalitatea acestuia. Poate fi atașată inclusiv unui laptop dacă nu îți place tastatura acestuia.
Pe lângă acestea, un birou complet funcțional, eficientizat la perfecție mai dispune și de altele, cum ar fi cutii pentru arhivare, dosare, mape și chiar mașini de îndosariere. Documentele trebuie depozitate în siguranță și este important să te asiguri de faptul că sunt înmagazinate într-un spațiu accesibil și lipsit de potențiale pericole.
Un birou funcțional dispune de toate aceste echipamente și accesorii aparent banale, dar mai mult decât necesare. De la dispozitivele electronice și gadget-urile de ultimă generație, până la aparatura clasică sau specializată, dar și rechizitele și micile obiecte de papetărie și birotică, toate sunt necesare nu doar pentru a eficientiza îndeplinirea sarcinilor, ci și pentru a asigura un mediu potrivit muncii, care promovează productivitatea și simțul lucrului bine făcut.
În prezent, există sute de variante disponibile pentru orice nevoie și buget. Când ai nevoie de ajutor pentru a face niște alegeri pe care să nu le regreți mai târziu și pe care nu vrei să-ți epuizezi toate resursele, vectordirect.ro este tot ce ai nevoie! Beneficiezi de consultanță specializată GRATUITĂ, de reduceri progresive în coșul de cumpărături, de prețuri competitive și variante de calitate, indiferent de buget! Echipa noastră îți stă la dispoziție, așadar scrie-ne pe office@vectordirect.ro sau sună-ne la 0731270748!
