Fotografie de Andrea Piacquadio pe Pexels.com

Așa că, indiferent dacă ai ajuns aici din postura unui angajat care își dorește să își ușureze munca și să organizeze mult mai bine actele cu care lucrează sau din postura unui manager care își dorește o organizare mai bună a documentelor din firmă, informațiile de mai jos îți vor fi de mare ajutor.

Organizarea documentelor – esențială pentru o activitate eficientă în orice birou

Fotografie de Pixabay pe Pexels.com

Organizarea documentelor este esențială pentru eficiența muncii în orice companie. În momentul în care actele au un loc bine stabilit, angajații vor putea accesa mult mai rapid informațiile de care au nevoie pentru a-și îndeplini sarcinile zilnice. Căutarea documentelor pierdute sau aruncate pe birou poate fi o activitate consumatoare de timp care reduce productivitatea, iar organizarea actelor pe categorii ajută la eliminarea acestui timp pierdut. Mai mult decât atât, dacă vorbim de o companie de dimensiuni mai mari, organizarea facilitează colaborarea dintre departamente pentru că, în acest fel, echipele au acces oricând la informații și pot lucra împreună mult mai ușor. Ordonarea documentelor ajută și la reducerea riscului de erori – dacă actele sunt puse bine pe categorii, iar documentele care nu mai sunt de actualitate sunt arhivate, angajații nu vor avea cum să greșească.

După cum poți observa, această ordine a actelor dintr-un birou aduce doar beneficii, iar acest lucru îl vei observa și singur, încă din prima zi în care vei începe să lucrezi într-un mediu organizat. Acest proces de clasificare a documentelor și organizare pe categorii necesită uneori mult timp și răbdare, dar îți garantăm că rezultatul merită, mai ales că este unul pe termen lung.

Organizarea documentelor dintr-un birou – pașii pe care trebuie să îi urmezi în acest proces

Fotografie de Kindel Media pe Pexels.com

Dacă vrei să te apuci de organizarea documentelor din birou, ar fi bine să te asiguri mai întâi că ai toate lucrurile necesare pentru acest proces – bibliorafturi și etichete, dosare de plastic și carton, aparate de îndosariat și accesorii etc. Dacă planifici corect această activitate de organizare a documentelor vei vedea că vei lucra mult mai eficient și vei economisi timp semnificativ. 

În continuare vom vorbi despre pașii pe care ar fi bine să îi urmezi în organizarea actelor pentru firmă.

Organizarea actelor și clasificarea documentelor care circulă în birou

Primul pas pe care trebuie să îl faci este să te gândești la categoriile principale de documente care circulă prin firmă, de la corespondență, la facturi, contracte, documente ce țin de departamentul de resurse umane și multe altele, în funcție de domeniul în care compania activează. Clasificarea corectă a documentelor atrage după sine o eficiență crescută. Când documentele sunt împărțite în categorii și subcategorii, angajații le vor accesa mult mai repede, fără să mai piardă timp căutând prin mormanul de acte de pe birou. Clasificarea documentelor face ca informațiile să fie mai ușor de găsit în orice moment, de către orice persoană – acest lucru este de mare ajutor mai ales dacă te confrunți cu o fluctuație mare a angajaților. 

Această clasificare a actelor o vei face o singură dată, dar beneficiile sale se întinde pe ani buni de lucru. Când te vei confrunta cu un volum mare de documente care ajung în birou, vei ști exact unde este locul fiecăruia. Dacă ai un astfel de sistem bine pus la punct, este mult mai ușor să întreții ordinea.

Organizarea documentelor – gruparea și etichetarea actelor

După identificarea principalelor tipuri de categorii de documente care circulă prin firmă, următorul pas pe care trebuie să-l urmezi este gruparea și etichetarea actelor. Creează un sistem de clasificare intuitiv pentru toate persoanele care vor lucra cu aceste documente și etichetează cât mai precis fiecare categorie. Spre exemplu, poți trece pe etichete perioada de timp în care au fost emise documentele, tipul acestora și alte informații care ar putea fi relevante. 

Pe lângă etichetele pentru dosare, poți folosi și indexuri și separatoare pentru o căutare și o filtrare mult mai ușoară a actelor. Aceasta este partea care necesită cea mai multă atenție și răbdare. Este suficient să rătăcești un singur act sau să greșești categoriile pentru a reduce eficiența procesului de organizare a documentelor.

Nu uita la final să instruiești și restul angajaților sau colegilor cu privire la acest sistem de grupare și etichetare a documentelor, tocmai pentru a te asigura că va fi folosit în mod corect și pe viitor.

Organizarea arhivei – cum se depozitează actele de care nu mai ai nevoie?

Fotografie de Tima Miroshnichenko pe Pexels.com

În organizarea documentelor care există în companie, cel mai probabil vei da și peste acte de care nu mai ai nevoie sau care nu mai sunt relevante pentru activitățile curente ale firmei. Aceste documente vor fi arhivate. Organizarea arhivei este o practică obișnuită în gestionarea documentelor și are ca scop păstrarea în siguranță a actelor importante sau a informațiilor istorice, în timp ce se eliberează spațiu în sistemele de stocare pentru documentele care sunt relevante. 

Iată câteva tipuri de documente care pot fi arhivate:

• Documente legate de tranzacții vechi sau încheiate;
• Documente financiare și contabile vechi (conform reglementărilor legale, acestea trebuie păstrate pentru un anumit număr de an);
• Documente administrative care nu mai sunt actuale (formulare de angajare, politici interne etc.);
• Documente și contracte încheiate (chiar dacă perioada de valabilitate a unui contract a expirat, acesta va fi arhivat și păstrat pentru referințe viitoare sau în cazul unor litigii posibile).

Dacă ai găsit și astfel de acte în procesul de organizare, ar fi bine să ai la îndemână cutii și accesorii de arhivare pentru a le depozita în siguranță. Chiar și după ce organizezi actele, este important să le verifici periodic, iar când documentele își pierd termenul de valabilitate sau relevanța, să le arhivezi. Acest proces de arhivare a documentelor care nu mai sunt actuale este esențial pentru păstrarea coerenței și eficienței în lucru. Depozitarea documentelor se face într-un loc curat și uscat, ferit de umezeală, de lumina directă a soarelui sau de diverse daune fizice.

Organizarea actelor din birou – sfaturi de păstrare a ordinii pe termen lung

Nu este suficient doar să organizezi documentele, ci trebuie să te asiguri că ordinea lor este respectată. Un lucru inspirat pe care l-ai putea face este să implici toată echipa în această activitate de sortare și etichetare a documentelor. În acest mod, se vor obișnui cu categoriile de documente și vor reuși să păstreze mai ușor ordinea în viitor. Iată și alte sfaturi care te vor ajuta să ai mereu un birou curat, cu toate documentele la locul lor:

• Investește în mobilier pentru depozitarea documentelor: asigură-te că mobilierul este potrivit pentru depozitarea actelor, astfel încât pe cele importante să le poți pune la vedere, la îndemâna oricui, iar pe cele arhivate să le păstrezi într-un dulap separat, care nu este deschis tot timpul.
• Stabilește niște proceduri clare cu privire la gestionarea documentelor: instruiește-ți angajații sau colegii cu privire la locul fiecărei categorii de documente, termenele de păstrare, procedurile de arhivare și accesul la documente (stabilește foarte clar cine și la ce categorii de documente are acces).
• Actualizează în mod constant sistemul de organizare: în orice firmă vorbim de o dinamică a activităților, nevoile se schimbă pe măsură ce compania se dezvoltă, iar sistemul de organizare ar trebui să fie întotdeauna în echilibru cu schimbările din activitatea și nevoile companiei.
• Încurajează colaborarea între echipe și departamente: dacă vorbim de o companie mai mare, organizată pe departamente, nu uita să încurajezi constant echipele să comunice între ele și să păstreze ordinea documentelor.
• Folosește produse și accesorii potrivite pentru depozitare: niciun proces de organizare a documentelor nu ar trebui să înceapă dacă nu ai dosare, bibliorafturi, cutii, mape și folii.

Dacă ai organizat corect documentele și te-ai asigurat că angajații sau colegii respectă sfaturile de mai sus, vei observa schimbări nu doar la nivelul productivității muncii, ci și al atitudinii acestora. Atunci când este ordine în birou, se lucrează într-o atmosferă mult mai relaxantă.

Organizarea și arhivarea documentelor – lista cu produsele de care ai nevoie în acest proces

Pe parcursul articolului am menționat mai multe produse de care vei avea nevoie în organizarea documentelor, dar suntem siguri că o listă compactă și precisă te va ajuta și mai mult. Iată ce produse de papetărie trebuie să pui pe lista de cumpărături:

• Dosare, bibliorafturi, mape și folii – te vor ajuta la clasificarea și organizarea documentelor pe categorii, iar în momentul în care angajații vor avea nevoie de ele, vor fi mult mai ușor de găsit și manevrat.
• Indexuri, separatoare, alonje de arhivare, etichete – aceste accesorii sunt ideale pentru firmele în care există mai multe categorii și subcategorii de documente, ce trebuie organizate nu doar în funcție de tipul lor, ci și în funcție de data la care au fost înregistrate sau de alte criterii.
• Cutii de arhivare, dosare suspendabile și suporturi – ideale pentru documentele care nu mai sunt în perioada de valabilitate sau nu mai sunt relevante pentru activitatea firmei.
• Organizatoare de birou și suporturi pentru documente – utile pentru păstrarea documentelor din momentul în care intră în firmă și până când ajung în dosarele potrivite (ai grijă însă să nu cazi în capcană și să lași ca mormanul de acte să devină din ce în ce mai înalt într-un suport de documente).

Produsele trebuie să fie alese în funcție de nevoile pe care le ai, dar și în funcție de sistemul de organizare pe care l-ai gândit. Cu cât sunt mai multe tipuri de documente, cu atât vei avea nevoie de mai multe produse de organizare pentru a obține rezultate optime. Dintre toate, cele mai importante sunt bibliorafturile și etichetele pentru că acestea ajută cel mai mult la împărțirea documentelor în mai multe categorii. Cu un dulap de depozitare încăpător, vei reuși să ții dosarele ordonate o perioadă lungă de timp.

Organizarea documentelor este esențială în orice firmă, indiferent dacă vorbim de o companie în care există doar 2 angajați sau una în care sunt mai mult de 20 de angajați și câteva departamente. De altfel, organizarea este cheia către succes în multe afaceri – dacă știi cum să păstrezi actele, angajații vor avea acces la ele mult mai ușor, își vor termina sarcinile de lucru mai repede și vor ști întotdeauna unde sunt depozitate documentele. Acest lucru este benefic și în cazul unui control – dacă ai arhivat și păstrat în ordine documentele care îți vor fi cerute în cadrul controlului, nu ar trebui să ai emoții. 

Așa că, dacă dezordinea din birou îți afectează motivația și productivitatea, fă primul pas și începe să organizezi actele care s-au adunat de prea mult timp pe birou! Acum ai informațiile necesare pentru a te apuca de treabă, nu mai ai nevoie decât de răbdare pentru a sorta toate documentele, de inspirație pentru a gândi un sistem de organizare logic și de produsele potrivite pentru a pune în practică acest sistem.